Samskaping som tema i oppstart av forskningssenter

SFI CISU skal utvikle ny kunnskap om hvordan undergrunnen kan brukes smartere og mer bærekraftig, gjennom forskningsdrevet innovasjon for partnerne. Potensialet er stort, men tematikken og partnersammensetningen rommer mange interesser som ikke nødvendigvis trekker i samme retning. Derfor er samskapingsprosessen særdeles viktig.

Hvordan skal partnerne i et forskningssenter faktisk jobbe sammen? Når et mangeårig (8 år) senter samler forskere, kommuner, myndigheter, næringsliv og teknologi-miljøer, må samarbeidet bygges. Det kommer ikke av seg selv.  Derfor har SFI CISU tatt i bruk et verktøy som er gitt navnet samskaping, eller co-creation, for å fasilitere samarbeidet allerede fra start.

Hvorfor er samskaping viktig?

Bredden av aktører er selvsagt en styrke for senteret, men den kan også skape friksjon. Industripartnerne opererer i konkurranseutsatte markeder, og de offentlige aktørene må forholde seg til samfunnsoppdraget sitt og forvalte lover og regelverk. Forskningsmiljøene på sin side skal levere kunnskap som både holder faglig mål og som lar seg konkretisere gjennom innovasjon hos partnerne.

Da holder det ikke å bare dele informasjon. SFI CISU trenger også arenaer der tillit kan bygges, der uenigheter kommer på bordet, hvor ulike perspektiver kan komme frem og der partnerne sammen kan finne en felles problemforståelse og enes om en retning. Dette var utgangspunktet for det første samskapingsarbeidet i SFI CISU som foregikk på senterets oppstartsmøte i mai i Trondheim.

Hva er en samskapingsarena?

På oppstartsmøtet ble partnerne engasjert i senterets første samskapingsarena (SSA), eller co-creation arena på engelsk (CCA) – et metodisk rammeverk eller verktøy for å fasilitere samarbeid i store innovasjonsprosjekter, utviklet av forskere på SINTEF Community. SSA er laget for situasjoner der flere deler av en verdikjede må utvikles parallelt, og der samhandlingsprosessene på tvers av fag, sektorer og organisasjoner er like viktige som resultatene. Rammeverket hviler på forskningsbaserte prinsipper og praksis fra organisasjonspsykologi og samskapingslitteraturen.

Grunntanken er å etablere en arena som demper spenninger, bygger tillit og gjør det mulig å avklare forventninger og bli enige om hva utfordringene faktisk består i. For SFI CISU er dette ekstra viktig fordi senteret skal håndtere sammensatte spørsmål om beredskap, arealbruk, planprosesser, digitalisering og bærekraftig utvikling av undergrunnen og mere til.

Slik ble samskaping etablert i SFI CISU

På oppstartsmøtet i Trondheim ble SSA videreført som en konkret ramme for samarbeidet i SFI CISU etter at forberedelser var blitt gjort i forkant av oppstartsmøtet. Samskaping ble lagt frem for partnerne som en prosess i tre deler der selve arenaen er én av delene.

Forberedelser i forkant: I god tid i forkant av møtet ble alle partnerne i SFI CISU kontaktet gjennom. en halvtimes samtale med hver, bygget rundt tre spørsmål: hva de jobber med og har ansvar for i lys av CISU-rammen, hva de bidrar med inn i senteret, og hvilke forventninger de har til senteret. Samtalene ga god innsikt i hva hver partner tar med seg inn i CISU, og la samtidig føringen for partnerpresentasjonene på selve kickoffen. Med samme ramme å presentere selskapene på kunne alle løfte frem sitt eget ståsted på en enhetlig måte, noe som ble et godt utgangspunkt for de målrettede diskusjonene når hele senteret var samlet.

Selve arenaen: Her bidro partnerne med kunnskapen og perspektivene sine, mens fasilitatorene tilrettela dialogen og sikret dokumentasjon underveis. På kickoffen tok det form gjennom to gruppediskusjoner med påfølgende plenumsoppsummering. Den første handlet om hva senteret samlet sett kan og trenger: hvor partnerne utfyller hverandre, hva de er avhengige av fra andre for å lykkes med sitt eget bidrag, og hvilken øvrig kompetanse senteret eventuelt bør hente inn. Den andre var mer praktisk anlagt og dreide seg om selve samarbeidet: hvordan partnerne ønsker å bli involvert, hva som skal til for å samhandle godt, og hvordan møteformer, informasjonsdeling og partnerinvolvering bør struktureres. Poenget var å føre en strukturert samtale om behov, roller, ansvar og veivalg, og gjennom det skape en felles retning i et stort og sammensatt senterpartnerskap.

Debrief og refleksjon i etterkant: Etterfølgende oppstartsmøtet ble det laget et refleksjonsnotat fra de som fasiliterte hele prosessen. Det kritiske er å sikre dokumentasjon om det vi har lært gjennom SSA-prosessen og sikre at innspillene og diskusjonene ikke mistes.Refleksjonsnotatet inkluderte en oppsummering som følger en gitt struktur: Kort introduksjon, sammendrag om det forberedende arbeidet, selve samskapingsarenaen og til slutt refleksjoner og potensielt anbefalinger til/for prosjektet.

Diskusjonene på oppstartsmøtet

Diskusjonene på oppstartsmøtet løftet frem to ting tydelig. 1) Verdien i senteret oppstår først når ressursene kobles sammen som eksempelvis: Gode grunndata hos én partner, modellering og analyse hos en annen, konkrete brukercase hos en tredje. Og 2) det er en klar appetitt på å jobbe med noe håndfast: Piloter og demonstratorer som gir tidlige, synlige resultater, og et senter som ikke bare produserer forskning, men som greier å koble aktører sammen, setter i gang prosesser og driver de fremover for å skape kunnskap som en basis for innovasjon hos partnerne.

Dette gjør samskaping til en arbeidsform vi kan bruke systematisk for å utvikle samarbeidet over tid, framfor en engangsworkshop eller et løsrevet idéverksted.

Hvorfor samskaping betyr noe for CISU

Samskaping bygger tillit etablerer en felles problemforståelse og sveiser sammen laget. Ett poeng flere partnere løftet, fanger godt hva som søkes; å skifte fra «hva får vi igjen for å være med?» til «hva kan vi bidra med?». Den holdningen gir mer eierskap, og mer varig verdi, for alle parter.

Like viktig er det at rammeverket styrker informasjonsflyten i senteret. Med dialog, åpenhet og dokumentasjon på tvers av nivåer blir beslutninger, begrunnelser og fremdrift lettere å følge og kunnskap lettere å dele, både mellom partnerne og mellom de ulike delene av senteret.

CISU har tre ulike pilotbyer og mange partnere. Samskapingsarenaen blir en naturlig møteplass for å utveksle erfaringer på tvers av fag og virksomhet og en måte å holde forskningen tett på det partnerne og behovseierne, som kommuner og fylkeskommuner faktisk trenger.

Starten på en samarbeidsform

Møtet i Trondheim var oppstarten av et nytt mangeårig forskningssenter og var også startpunktet for en bestemt måte å samarbeide på. Ved å gjøre samskaping til et bevisst metodisk grep allerede fra dag én, har SFI CISU tatt et solid første steg for et sterkt samarbeid mellom partnerne i senteret.

Vi i SFI CISU og SINTEF gleder oss til fortsettelsen og til å utvikle fremtidens bruk av undergrunnen sammen som et bredt lag av dyktige partnere.