Verdien av et bookingsystem i en hybrid arbeidshverdag

Medforfattere: Ada Olsdatter Hagaseth, Malin Holte, Kristina Nydal, Jenny Nøkleberg Sandbæk og Hedda Wasskog Aamo.

Det er en ny trend i forskning: hybrid arbeid. Forskningen viser at denne arbeidsmetoden har kommet for å bli. Gjennom sommeren har et tverrfaglig team på seks studenter fra NTNU og SINTEF Digital forsket på akkurat dette.

Hybrid hverdag er trolig kommet for å bli, og dette krever både omstilling, bedre kommunikasjon og organisering. Arbeidsplassen har i større grad blitt en sosial arena, og derfor er det viktig med verktøy som kan bygge opp under behovene. Forskningen viser at de viktigste aspektene ved et eventuelt verktøy er muligheten til å tydelig vise oversikt over hvem, når og hvor kolleger befinner seg. I tillegg er det viktig å få muligheten til å sjekke når kolleger har ledig tid, og dermed når man kan omgås sosialt på kontoret.

Samarbeid mellom akademia og næringsliv

SINTEF Digital har fra før et partnerskap med Knowit i forskningsprosjektet Transformit, som har et overordnet fokus på datadrevet digital transformasjon. Studentene har i sommer gjennomført et kvalitativt prosjekt. Med data fra 12 intervjuer med ansatte i varierende stillinger, har studentene tilegnet seg kunnskap om hybrid arbeid hos de ansatte i Knowit. Knowit har, som mange andre bedrifter, flere ansatte enn kontorplasser. Under covid-19 ble det utviklet et internt system for å booke kontorplasser, kalt Seatit. Dette skulle gjøre det enklere for de ansatte å vite at de hadde en plass på kontoret. Det ble undersøkt hvordan dette systemet kan bli utnyttet, forbedret og eventuelt kommersialisert.

Ønsker frihet og fleksibilitet

Hybrid arbeid består av en blanding av ulike steder å arbeide fra, noe som betyr at ansatte har fleksibilitet til å arbeide fra plasser som passer dem og deres arbeid; fra kontoret, hjemmefra eller på hytta. For at hybrid arbeid skal fungere, er det viktig å skape en kultur basert på tillit og ansvar, og som er resultatbasert heller enn fokusert på tilstedeværelse. Hybrid arbeid fordrer også fornuftig bruk av digitale samarbeidsverktøy, både for arbeid og kommunikasjon. På samme måte som da ansatte jobbet fullstendig eksternt, er det viktig med god informasjonsflyt der riktig informasjon er tilgjengelig når ansatte jobber hybrid.

Det norske arbeidsmarkedet er i endring og det er også utviklingen i våre kontorvaner. Vi har blitt mer selvstendige og ønsker frihet og fleksibilitet i arbeidslivet. For veldig mange er det å ta med seg arbeidet ut av kontoret blitt en mulighet takket være dagens digitale teknologi, og mange foretrekker også dette. Flere bedrifter må derfor tilpasse seg den nye arbeidshverdagen, hvor det fysiske kontoret i større grad forblir en sosial arena.

Metodisk tilnærming

Det ble i løpet av sommeren gjennomført intervju både fysisk og digitalt. Gjennom semistrukturerte intervju fikk intervjuobjektene svart på åpne spørsmål og eventuelle oppfølgingsspørsmål. Intervjuene ble transskribert og analysert med tematisk analyse. Ulike funn ble avdekket og det skal nå redegjøres for de to viktigste funnene; oversikt over kolleger og at kontoret har blitt en sosial arena.

Oversikt over kolleger i Seatit

Funnene viser at det de fleste intervjuobjektene ønsker seg mest i Seatit, er en oversikt over hvem som er på kontoret. Dette kan derfor være en viktig faktor i videreutviklingen av Seatit. Det finnes flere måter å få oversikt på. For eksempel bør det være mulig å kunne se i hverandres kalendre for å vite om andre er opptatte eller ledige. Da kan det også være informasjon om personen er på kontoret eller jobber «remote». Dette mener intervjuobjektene at kan bidra til at flere vil komme på kontoret, når de vet at også andre er der. Intervjuobjektene ble spurt om det var noe de savnet i Seatit og tabellen nedenfor viser tydelig at oversikt var noe som majoriteten savnet.

Kontoret har blitt en sosial arena

Et annet funn viser at kontoret har blitt en sosial arena og at sosiale arrangement på kontoret eller privat etter arbeidstid tiltrekker ansatte. Det gjelder både jobbrelatert, som for eksempel møter, foredrag eller liknende, men også kveldsarrangement som fredagspils, restaurantbesøk eller konserter. Det var mange intervjuobjekter som trakk fram at kontoret har blitt en sosial arena, og at man kommer dit for å treffe kolleger. Folk synes det er triveligere når det er andre på kontoret de kan prate med rundt kaffemaskinen, eller som de kan spørre om hjelp fra, dersom de står fast. Når de ansatte trives på kontoret, bidrar det til ønsket om å være tilstede, som igjen bidrar til et større skille mellom jobb og fritid. Mange av intervjuobjektene nevnte dette skillet som vanskelig på hjemmekontor. Nedenfor er en visualisering av svarene på spørsmålet om ansattes tilstedeværelse påvirker om man velger å komme på kontoret eller ikke. Under er det også to utdrag fra intervjuene.

«Og så er det det å være sosial når du ikke skal jobbe, og jeg tror at uten det sosiale, så tror jeg at jeg ikke nødvendigvis hadde vart så lenge i jobben. Bare ha kolleger som du kjenner på et litt dypere nivå enn bare det profesjonelle, er som et lim som bidrar til at jeg trives her og også at jeg bare føler at jeg har noe mer enn bare iskalde kolleger.»

«Ja, jeg er veldig fornøyd, synes det er en veldig trivelig atmosfære her, det har veldig mye å si for om jeg trives, altså det påvirker jo humøret. Så absolutt.» 

Gode kommunikasjonskanaler og -verktøy er viktig

Som tidligere nevnt, er god informasjonsflyt gjennom kommunikasjonskanaler viktig i en hybrid arbeidshverdag. Ut fra svarene til intervjuobjektene, er det tydelig at majoriteten opplever at kommunikasjonskanalene og -verktøyene som brukes i Knowit støtter hybrid arbeid og at dette fungerer godt. Tabellen nedenfor er en visualisering av svarene på spørsmålet om hvorvidt dagens kommunikasjonskanaler og -verktøy støtter hybride arbeidsformer. De som fortalte at det fungerte dårlig mente ikke at verktøyene og kommunikasjonskanalene fungerte dårlig i seg selv, men heller at ingenting er bedre enn fysisk arbeid.

Vil ha verktøy som tilrettelegger for sosial interaksjon

Hybrid hverdag er trolig kommet for å bli, og dette krever både omstilling, tilpasset kommunikasjon og organisering. Arbeidsplassen har i større grad blitt en sosial arena, og derfor er det viktig med verktøy som kan bygge oppunder behovene. Forskningen viser at de viktigste aspektene ved et eventuelt verktøy er muligheten til å tydelig vise oversikt over hvem, når og hvor kolleger befinner seg. I tillegg er det viktig å få muligheten til å sjekke når kolleger har ledig tid, og dermed når man kan omgås sosialt på kontoret. Flere av respondentene i studien svarte at andres tilstedeværelse er avgjørende for å dra fysisk på kontoret, og at de ikke ser noe poeng i å være der fysisk om resten av teamet er remote. Det viktigste å ta vare på ved hybrid arbeid er altså at kontoret blir en sosial møteplass, og det er viktig at et bookingverktøy har funksjonalitet som muliggjør og tilrettelegger for sosial interaksjon.

Referanser

Europakommisjonen (2021). Fremtidens arbeidsliv er hybrid: en blanding av arbeid fra forskjellige steder. Hentet fra Europakommisjonen August 11, 2022.

Fayard, A., Weeks, J. & Khan, M. (2021). Designing the Hybrid Office. Harvard Business Review, March-April.